Vi rekommenderar att skriva protokoll i tempus för förfluten tid när man redogör för vad som hände på ett möte. Samma sak gäller verksamhetsberättelser. Skriv alltså Styrelsen beslutade att ...

En del vill skriva i presens (Styrelsen beslutar att ...) när de anger vad som hände. Men det kan misstolkas, eftersom presens har olika funktioner. Det används ofta för syftning på framtiden eller som en beskrivning av vad som gäller. En mening som Arbetsgruppen lägger fram ett förslag är tvetydig. Lades det fram vid mötet eller kommer det senare? En mening som Styrelsen beslutar om arbetsuppgifterna är också tvetydig. Det blir oklart om man beslutade om uppgifterna på mötet, eller ska man besluta om dem någon gång i framtiden, eller om det är en beskrivning av vem som får besluta om uppgifterna.