Ett namn på en underordnad enhet inom en organisation bör vara tydligt, lagom långt och i möjligaste mån spegla verksamheten på enheten. Ett bra namn är enkelt att komma ihåg, förstå, skriva och uttala. Rådfråga interna eller externa språkexperter innan namnet beslutas. Nedanstående råd gäller inte minst myndigheter och andra offentliga organ, men är tillämpbara även på andra organisationer och på företag.

Rekommenderade former för namn på organisationsenheter
Namn på organisationsenheter bör innehålla ord som förtydligar enhetens plats i organisationsstrukturen, som avdelning, division, enhet, grupp, kansli, kommission, kommitté, (kontakt)center, kontor, nämnd, område, sekretariat, sektion, stab, tjänst. Samma organisationsord bör inte användas samtidigt på olika nivåer inom organisationen.

Skapa helst namn enligt konstruktionerna A eller B nedan. För namn som består av flera beskrivande ord eller fraser är B ofta att föredra.

A: Ekonomienheten, Klimatstyrmedelsenheten, Bygglovsavdelningen

B: Enheten för ekonomi, Avdelningen för internationella organisationer och tematiskt stöd

Skapa inte namn av ofullständiga konstruktioner där till exempel prepositioner saknas eller enhetsordet utelämnats eller satts i obestämd form. Exempel: Inte Ekonomi, Enhet ekonomi eller Enheten ekonomi utan Ekonomienheten eller Enheten för ekonomi.

Valet mellan stor och liten bokstav på organisationsenheter
Om benämningen fungerar som namn, det vill säga pekar ut en individuell enhet, ska den ha stor begynnelsebokstav. Består namnet av flera ord ska bara det första stå med stor bokstav. Rent beskrivande benämningar, alltså benämningar som lyfter fram en typ av enhet inom en organisation och därmed inte fungerar som ett namn för en individuell enhet, skrivs däremot med liten bokstav: ”Sarah arbetar på informationsavdelningen vid Uppsala universitet. Kontakt: Sarah Abegawi, Avdelningen för kommunikation och externa relationer, Uppsala universitet.” Här är alltså informationsavdelningen en beskrivande benämning för en typ av enhet och Avdelningen för kommunikation och externa relationer själva namnet på enheten.

Tvekar man i valet mellan stor och liten bokstav, är det enklast att skriva organisationsenheten med stor bokstav.

Förkortningar och kortformer av namn på organisationsenheter
Förkortningar och eventuella kortformer för organisationsenheter bör baseras på det fullständiga svenska namnet. När förkortningar skapas bör man använda initialförkortningar. Exempel: FMTM (Försvarsmaktens telenät- och markteleförband).

Mer interna förkortningar och kortformer av namn, som framför allt används inom en myndighet, bör undvikas i kommunikation med utomstående.

Längre och mer detaljerade råd för ovanstående finns under Namnvårdsgruppens rekommendationer för namn på organisationsenheter.

Se även Hur bör ett myndighetsnamn bildas? och Hur kan ett myndighetsnamn förkortas?