Många myndigheter behöver en förkortning av sitt fullständiga, längre namn. Innan en sådan förkortning bildas, finns det några saker man bör tänka på.

• Är en förkortning motiverad? Innan en förkortning skapas är det viktigt att rådfråga språkansvariga i verksamheten, eller vända sig till språkvårdsorgan som Språkrådet eller Namnvårdsgruppen.

• Välj en förkortning som lätt kan kopplas till det fullständiga namnet, som är enkel att skriva och uttala och som följer vedertagna förkortningsregler (se Vilka regler finns för förkortningar?).

• Använd en initialförkortning. Den bildas av initialbokstäverna i de ord eller ordled som ingår i namnet: SU (Stockholms universitet). Två eller tre bokstäver räcker i de flesta fall.

• Förkortningar som utläses bokstav för bokstav skrivs med stora bokstäver, SCB, medan de som utläses som ett ord skrivs med enbart inledande stor bokstav, Stim.

• Utelämna formord som prepositioner och konjunktioner i förkortningarna. Exempel: MTM (Myndigheten för tillgängliga medier).

• Använd den svenska förkortningen även på andra språk: Swedish Post and Telecom Authority, PTS.

• Förklara förkortningar som inte är allmänt kända första gången de används i en text. Exempel: ”Stockholms universitet (SU) söker ny rektor. SU har nu gått ut med en annons.”

• Skriv initialförkortningar som utläses bokstav för bokstav med kolon före ändelser och med bindestreck till andra led i sammansättningar. Skriv initialförkortningar som utläses som ett ord utan skiljetecken vid ändelser och sammansättningar. Exempel: MSB:s rapport, MSB-rapportering; Sipris rapport, Siprirapportering.

• Ta fram riktlinjer för hanteringen av förkortningen respektive det fullständiga namnet i intern och extern kommunikation.

Längre och mer detaljerade råd för ovanstående finns under Namnvårdsgruppens rekommendationer för förkortningar av myndighetsnamn.

Se även Hur bör ett myndighetsnamn bildas? och Hur bör namn på organisationsenheter bildas?