Innehåll och form ska alltid anpassas till kommunikationssituationen och den tänkta läsaren. Det gäller också när man skriver brev, dit även mejl räknas. Ett brev till en nära person avslutas på ett sätt, ett brev till en okänd (men tänkt) läsare på en organisation eller myndighet avslutas på ett annat vis. Avslutningsfrasen, precis som andra delar av texten, bekräftar vilken relation man redan har, eller visar vilken relation man vill skapa till läsaren.

Vi rekommenderar att man avslutar ett brev till någon man inte känner på ett enkelt, vänligt och artigt vis, förslagsvis med frasen med vänlig hälsning eller med vänliga hälsningar, följt av brevskrivarens namn. Båda varianterna förekommer utan med: vänlig hälsning, vänliga hälsningar.

Ibland används avslutningsfrasen och förkortningen Mvh, ofta följt av ett snedstreck och avsändarens namn. Det kan uppfattas på olika sätt, men ibland som att läsaren är mindre viktig genom att man inte orkar skriva ut frasen, och därigenom som mindre artigt. Det kan även uppfattas som en strategi att skapa distans medvetet, och bör alltså undvikas om man inte har den avsikten.